Varhaiskasvatukseen hakeminen: huoltajan eDaisy ja DaisyFamily

Varhaiskasvatushakemuksessa on kysymyskohtaiset täyttöohjeet, mutta lisäksi seuraavia tietoja tarvitaan hakemuksen täyttämiseen:

1) Lapsen tiedot
Lapsen täydellinen nimi, huomaa henkilötunnuksessa merkki A. Lapsen osoite varhaiskasvatuksen toivotun alkamispäivän mukaisesti

2) Huoltajan tiedot
Ohjelma tuo huoltajaksi verkkopankkitunnuksen haltijan. Sama huoltaja pyydetään kirjaamaan perheen kaikkien lasten hakemuksiin. Ohjelma tuo myös samassa osoitteessa asuvan toisen huoltajan tiedot hakemukselle.

Tarkennuksia kirjattaviin tietoihin:
Puhelinnumero: puhelinnumero, josta huoltajan varmimmin tavoittaa. Työnumero kohdan voi jättää tyhjäksi.

Korkein maksuluokka hyväksytään: Tähän kohtaan valitaan ”kyllä”, mikäli hyväksytte korkeimman hoitomaksun (hoitomaksu on tällöin varatun maksuluokan maksimiveloitus). Mikäli haluatte hoitomaksun perustuvan tuloihinne, täyttäkää eDaisy-asioinnissa tuloselvityshakemus liitteineen tai antakaa perustiedoissa hyväksyntä tulorekisteriin (kummatkin huoltajat) asiakasmaksun määrittelyä varten hoidon aloittamiskuukauden viimeiseen päivään mennessä.

3) Perheen muiden alle 18-vuotiaiden lasten tiedot
Lisätään perheen muut samassa taloudessa asuvat alle 18-vuotiaat lapset. Perheen koko vaikuttaa varhaiskasvatusmaksuun.

4) Maksulaskuri
Muiden perheenjäsenten tiedot tulee olla avattuna ennen kuin maksulaskuritoimintoa voidaan käyttää. Osa-aikaisen maksu määräytyy em. palveluvalikon mukaisesti.

6) Toivottu varhaiskasvatusmuoto, hoitopaikka ja aika
Täytettävät osuudet tulee tehdä järjestyksessä.

Hoidon tarve ilmoitetaan tunteja kuukaudessa. Tuntien arvioinnissa voi hyödyntää palveluvalikkoa. Hoidon tarve päivää/kk ei tarvitse ilmoittaa.

Hoidon järjestämistavaksi valitaan yksi vaihtoehdoista. Kokopäivähoito on yli 5 tuntia päivässä ja osapäivähoito on enintään 5 tuntia päivässä. Osaviikkoisella tarkoitetaan enintään neljänä päivänä viikossa toteutuvaa osallistumasta varhaiskasvatukseen. Valitaan valikosta toivottu lapsen iänmukainen hoitomuoto.

Valitaan toivottu hoidon alkamispäivämäärä. Jos hoidon alkamispäivämäärä muuttuu, ottakaa yhteyttä päiväkodin johtajaan. Jos työn tai opiskelun takia tulee äkillinen hoidontarve, varhaiskasvatuspaikan järjestelyaika on kaksi viikkoa.

Valitaan 1–3 toimintamuotoa siten, että numero yksi on ensisijainen vaihtoehto.

Mikäli lapsella on vuorohoidon tarve (lauantai-, sunnuntai-, ilta- ja yöhoito), merkitään ne hakemukseen pyydettyihin kohtiin. Vuorohoitoa järjestetään Päiväkoti Sirkuksessa Launosissa.

7) Lapsen terveydentila
Lapsen mahdollinen erityisen tuen tarve, terveydentila, allergiat ym. merkitään tähän. Kirjalliset lausunnot erityisen tuen tarpeesta, allergioista yms. on toimitettava viipymättä päiväkodin johtajalle.

8) Lisäselvitykset
Tähän voi kirjoittaa lyhyesti vapaamuotoista tietoa, jota haluatte lapsesta tiedettävän esim. terveydentilasta. Tässä kerrotaan myös seuraavat tiedot: huoltajan äkillinen työllistyminen tai opiskelu, muuttajien nykyinen osoite, lapsen kotikunta, hoitotuntien määrästä lisätietoa, vuorohoidon hoitoajat, perheen lemmikkieläimet ym.

 

Huom. Esiopetukseen (4 h/pv) ilmoittaudutaan esiopetukseen ilmoittautumis-lomakkeella, samalla pystyy hakemaan myös esiopetusta täydentävään varhaiskasvatukseen.

Hakemuksen täyttämiseen liittyvissä ongelmatilanteissa voit ottaa yhteyttä varhaiskasvatuksen palvelusihteeriin, varhaiskasvatuspäällikköön tai alueen päiväkodin johtajaan.

Varhaiskasvatuksen sijoitus- ja maksupäätökset löytyvät eDaisyn Päätökset kohdasta.

Hoitoaikojen varaukset sekä läsnä- ja poissaolot ilmoitetaan DaisyFamily-asiointikanavassa.

Hoitoaikavaraukset tehdään hoitovarauskalenteriin vähintään kahdeksi viikoksi kerrallaan perjantaihin klo 12.00 mennessä, jolloin varausjärjestelmä lukkiutuu seuraavaksi kahdeksi viikoksi.

Hoitoajat tulee varata mahdollisimman tarkasti todellisen hoidon tarpeen mukaan ja hoitosopimuksella sovitun keskimääräisen kuukausittaisen hoitoajan puitteissa. Huomioittehan, että tehdyt varaukset huomioidaan kuukauden laskutuksessa, vaikka varsinainen käytetty hoitoaika olisi ollut varauksia pienempi.

Ohjeita hoitovarauskalenterin käyttöön löytyy DaisyFamilyn hoitovarauskalenterin oikeasta ylälaidasta kysymysmerkin takaa.

DaisyFamilyn asetuksissa kannattaa sallia sähköposti-ilmoitukset, jolloin sähköpostiin tulee muistutus hoitoaikojan varaamisesta ja lukitusajoista. Tämä edellyttää, että eDaisyssa on sähköpostiosoite ilmoitettuna.

 

27.05.2024

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan tallennetaan varhaiskasvatuksessa olevien lasten ja huoltajien tietoja

Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda) on kansallinen tietovaranto, joka sisältää tietoja varhaiskasvatustoimijoista, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, lasten huoltajista, varhaiskasvatuksen henkilöstöstä ja varhaiskasvatuksessa annettavasta tuesta. Varhaiskasvatuksen tietovarannosta säädetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018). Tietovarantoon tallennettuja tietoja käytetään lakisääteisten viranomaistehtävien hoitamisessa, hallinnon toiminnan tehostamisessa, varhaiskasvatuksen kehittämisessä ja päätöksenteossa sekä varhaiskasvatuksen arvioinnissa, tilastoinnissa, seurannassa ja tutkimuksessa. Varhaiskasvatuksen tietovarannon ylläpidosta vastaa Opetushallitus.

Varhaiskasvatuslain mukaan kunnalla on velvollisuus tallentaa lasten tiedot Vardaan 1.1.2019 lähtien sekä lapsen vanhempien tai muiden huoltajien (jäljempänä huoltajien) tiedot 1.9.2019 lähtien. Varhaiskasvatuslain mukaan yksityisellä varhaiskasvatuksen palveluntuottajalla on velvollisuus tallentaa lasten tiedot Vardaan 1.1.2020 lähtien sekä lapsen vanhempien tai muiden huoltajien (jäljempänä huoltajien) tiedot 1.9.2020 lähtien. Lisäksi kunnalla on velvollisuus tallentaa varhaiskasvatuksessa annettavaa tukea koskevat hallintopäätösten lukumäärätiedot vuodesta 2024 alkaen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Varhaiskasvatuksen järjestäjänä toimiva kunta tai yksityinen palveluntuottaja tallentaa varhaiskasvatuksessa olevasta lapsesta seuraavat tiedot Vardaan:

·       nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot

·       toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa

·       hakemuksen toimittamispäivämäärä

·       päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä

·       varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot

·       tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona

·       varhaiskasvatuksen järjestämismuoto

Osa tiedoista on kerätty lapsen huoltajilta varhaiskasvatuspaikan hakemisen yhteydessä, osan tiedoista varhaiskasvatuksen järjestäjä tallentaa suoraan Vardaan.

Vardaan tallennetaan varhaiskasvatuksessa olevien lasten väestötietojärjestelmään merkityistä huoltajista seuraavat tiedot:

·       nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot

·       varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määrä ja palvelusetelin arvo

·       varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista annetun lain mukainen perheen koko

·       maksupäätöksen alkamis- ja päättymispäivämäärä

Niiden lapsen perheeseen kuuluvien vanhempien tietoja, jotka eivät ole lapsen huoltajia, ei tallenneta Vardaan.

Oppijanumero on Opetushallituksen antama pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin Opetushallituksen palveluissa. Lapsen ja huoltajan oppijanumeron kautta kansalaisuutta, sukupuolta, äidinkieltä, kotikuntaa ja yhteystietoja koskevat ajantasaiset tiedot päivitetään Digi- ja väestötietovirastosta.

Lapsen tuen tietoja ei tallenneta lapsen tietoihin, vaan kunnat ja kuntayhtymät tallentavat ikäryhmittäin lukumäärätiedot hallintopäätösten määristä, joiden perusteella lapsi saa varhaiskasvatuksessa tehostettua tai erityistä tukea tai yleisen tuen tukipalveluita.

Lopen kunta siirtää varhaiskasvatuksessa olevaa lasta koskevat tiedot operatiivisesta varhaiskasvatuksen tietojärjestelmästä tiedot Vardaan järjestelmäintegraation avulla sekä huoltajia koskevat tiedot.

Rekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjinä Vardassa toimivat Opetushallitus sekä kunnat, kuntayhtymät ja yksityiset palveluntuottajat. Opetushallituksen tietosuojavastaavana toimii Jyrki Tuohela, tietosuoja(at)oph.fi. Lopen kunnan tietosuojavastaavan tavoittaa sähköpostilla tietosuoja@loppi.fi. Rekisterinpitäjänä toimiva kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja on vastuussa siitä, että tallentaa tiedot Vardaan ja tiedot ovat oikein ja ajantasaiset.

Tietojen luovuttaminen

Tietovarantoon ei lähtökohtaisesti sovelleta viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tiedon luovuttamista tai tietoaineistojen tuottamista pyynnöstä koskevia säännöksiä. Vardaan tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten lakisääteiseen toimintaan. Lasten tietoja luovutetaan Kansaneläkelaitokselle vuodesta 2020 lähtien ja Tilastokeskukselle vuodesta 2022 lähtien. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten. Ajantasainen lista viranomaisista, joille luovutetaan Vardasta tietoja viranomaistehtävien hoitoon, löytyy sivulta https://wiki.eduuni.fi/x/8oZcCw

Vardan ylläpitoon ja kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan Vardan sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.

Henkilötietojen säilytysaika

Lasta ja hänen huoltajiaan koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen oikeus varhaiskasvatukseen päättyi. Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi.

Rekisteröidyn oikeudet

Lapsen huoltajalla on oikeus saada tietoa varhaiskasvatuksessa olevan lapsen ja omien henkilötietojensa käsittelystä sekä saada pääsy Vardaan tallennettuihin henkilötietoihin (Tietosuoja-asetus, 15 artikla), oikeus Vardaan merkittyjen tietojen oikaisemiseen (16 artikla) sekä henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla). Lisäksi Vardaan rekisteröidyn lapsen huoltajalla on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle. Tarkemmat ohjeet oikeuksien toteuttamiseksi löytyvät tietosuojaselosteesta osoitteesta https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/varda-palvelun-tietosuojaseloste.

Vardaan tallennettuja tietojasi tai lapsesi tietoja voit huoltajana katsella Vardan kansalaisnäkymässä, jonka löydät Opetushallituksen Oma Opintopolku -palvelusta osoitteesta https://opintopolku.fi/varda/. Tutustu palvelun käyttöohjeisiin. Mikäli sähköinen asiointi ei onnistu, Vardaan tallennettuja tietoja voi pyytää lomakkeella, johon löytyy linkki Vardan tietosuojaselosteelta.

Lisätiedot:

·       Rekisteröityjen informointi: Tietosuojatiedotteet – Lopen kunta (loppi.fi)

·       Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda Opetushallituksen verkkopalvelussa https://www.oph.fi/varda  (suomi) ja https://www.oph.fi/sv/varda  (ruotsi)

·       Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/varda-palvelun-tietosuojaseloste

·       Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/oppijanumerorekisterin-tietosuojaseloste

·       Varhaiskasvatuslaki (540/2018): https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20180540